Automação da contabilidade primária com IA para a Thrash!

Os documentos primários — faturas, guias e recibos — são a base da contabilidade. Numa rede de retalho são milhares por dia, e cada um tem de ser conferido: dados, valores, correspondência com o fornecimento. Enquanto isto se faz à mão, a verificação dos documentos primários torna-se um estrangulamento: os documentos acumulam-se, o fecho do período arrasta-se e o risco de erro cresce com o volume. Para uma rede com centenas de lojas, a escala do problema multiplica-se pelo número de pontos.

A solução para a Thrash! automatiza a contabilidade ao nível de todo o fluxo. O sistema recebe os documentos independentemente do formato — eletrónicos e em papel —, passa-os por uma verificação em vários níveis e deixa seguir os que passam no controlo. O colaborador só entra onde algo não bateu certo: trabalha com os documentos problemáticos, e não revê cada um à vez. Graças a isso, os documentos primários de uma rede com mais de 200 lojas são tratados dezenas de vezes mais depressa, e o tempo de espera passa de vários dias para poucas horas.

Uma solução destas serve redes de retalho, contabilidade e departamento financeiro, empresas com documentação em papel e eletrónica, e serviços de controlo e auditoria interna. Quanto maior o volume de documentos primários, mais notória é a poupança de tempo. É próxima da nossa área de automação da gestão documental, mas afinada para a contabilidade primária do retalho. Descreva o seu fluxo de documentos e o número de pontos — calculamos gratuitamente como seria a implementação no seu caso.

Começamos a implementação por uma auditoria do fluxo de documentos primários: que documentos, em que formatos e por quantos pontos passam. Depois configuramos as verificações automáticas, os níveis de controlo e as regras pelas quais um documento chega a uma pessoa. Quantas mais lojas e documentos, mais depressa a automação da contabilidade se paga. O custo aproximado é a partir de 2500 $ pela implementação e a partir de 200 $/mês pelo acompanhamento, com estimativa prévia gratuita para o seu volume.