Tudo digitado à mão
Alguém introduz o fornecedor, as linhas e os valores de cada fatura em 1C ou BAS à mão.
Solução · Documentos primários
Documentos primários na contabilidade, sem introdução manual
Faturas, guias e recibos de digitalizações, fotos e e-mail entram sozinhos no seu sistema de contabilidade ou ERP: 1C, BAS ou outro. A pessoa só confere e confirma, em vez de digitar cada linha.
ContabilidadeRedes de comércioIndústriaDistribuição e grossoContabilidade externa
Onde a contabilidade corre em 1C, BAS ou um sistema parecido, o estrangulamento costuma ser o mesmo: a introdução manual. Chega um documento em qualquer formato e alguém digita à mão o fornecedor, as linhas, as quantidades e os valores. É um trabalho lento e monótono, e quanto maior o fluxo, mais tarda o fecho do período. Esta solução tira a digitação. O sistema lê o documento sozinho — de uma digitalização, uma foto ou um e-mail —, extrai os campos de que precisa e cria um registo pronto no seu sistema de contabilidade ou ERP. À pessoa resta conferir e confirmar, em vez de introduzir cada linha. Funciona com documentos em papel e eletrónicos e põe de parte, para uma pessoa, o que não bate certo. Encaixa em departamentos de contabilidade do comércio, da indústria e dos serviços: quem processa muitas faturas e guias todos os dias.
Problema
Soa-lhe familiar?
Erros nos dados
A digitação manual acrescenta gralhas em dados e valores que depois saem nas reconciliações.
O fecho arrasta-se
Enquanto os documentos entram um a um, o fecho do mês prolonga-se.
Papel e e-mail à parte
Digitalizações, fotos e faturas eletrónicas são tratadas de formas diferentes, sem um processo único.
O que vai obter
O que a solução oferece
Do documento ao sistema
O sistema lê uma fatura ou guia e cria o registo em 1C, BAS ou no seu sistema.
Digitalizações, fotos, e-mail
O documento é aceite em qualquer forma: foto, digitalização ou mensagem.
A pessoa só confirma
Confere o registo pronto e confirma, sem digitar à mão.
O duvidoso fica à parte
O que não bate certo fica de parte para uma pessoa.
Fecho mais rápido
Os documentos passam em horas, não em dias.
O que inclui
O que inclui a implementação
Análise do fluxo
Vemos tipos de documento, formatos e volume.
Integração contabilística
Ligação a 1C, BAS ou ao seu sistema.
Leitura de campos
Fornecedor, linhas, quantidades e valores do documento.
Papel e eletrónico
Um só processo para digitalizações, fotos e e-documentos.
Regras de revisão
Quando um registo passa e quando vai a uma pessoa.
Arranque e apoio
Testamos nos seus documentos e damos apoio.
Setores
Onde funciona
O fluxo de faturas de muitas lojas entra na contabilidade sozinho, como na rede Thrash!, com mais de 200 lojas.
As faturas de fornecedores de matérias-primas e embalagens entram sem digitação manual.
Faturas e guias de fornecedores são lidas e viram registos no seu sistema.
Os documentos de vários clientes passam por um só processo, sem introduzir cada um à mão.
Como implementamos
Do desafio ao arranque em quatro passos
- Passo 01
Rever o fluxo
Vemos que documentos processa e em que formatos.
- Passo 02
Ligar à contabilidade
Ligamos ao seu 1C, BAS ou outro sistema.
- Passo 03
Campos e controlos
Definimos que campos ler e quando chamar uma pessoa.
- Passo 04
Entrada em serviço
Os documentos entram sozinhos; só confere.
Resultados
O que trouxe aos clientes
×10+ — mais rápido o processo: de dias para horas
Caso MHP200+ — lojas da rede com documentos automáticos
Caso Thrash×10+ — mais rápido o processamento na rede
Caso ThrashCasos
Já o fizemos para outros clientes
MHPProcessamento de documentos primários no 1C com IA para a MHP
×10+
Os documentos primários são processados dezenas de vezes mais depressa: de vários dias para poucas horas
Ver o caso
ThrashAutomação da contabilidade primária com IA para a Thrash!
200+
Contabilidade primária automatizada numa rede com mais de 200 lojas
×10+Os documentos primários são tratados dezenas de vezes mais depressa: de vários dias para poucas horas
Preço
Quanto custa
O custo final depende do âmbito e das integrações. O preço e os prazos exatos indicamos após a consulta gratuita.
Integraçãoa partir de 2000 $
Apoioa partir de 150 $/mês
Porquê nós
Porquê a Neurotrack
Menos trabalho manual
A equipa confere registos prontos em vez de digitar cada linha.
Comprovado em escala
Na rede Thrash!, os documentos de mais de 200 lojas correm assim.
Dezenas de vezes mais rápido
Na MHP e na Thrash!, o processo caiu de dias para horas.
À medida do seu sistema
Ajustamos à sua configuração de 1C, BAS ou outra contabilidade.
Perguntas frequentes
Antes de começar
Como automatizar a introdução de documentos primários na contabilidade?
O sistema lê o documento de uma digitalização, foto ou e-mail, extrai os campos de que precisa e cria um registo pronto em 1C, BAS ou no seu sistema. A pessoa só confere e confirma. Na MHP os dados do documento passavam a um pedido em 1C e o processo caiu de vários dias para poucas horas.
Funciona com faturas em papel?
Sim. O sistema trabalha com documentos em papel e eletrónicos: as digitalizações e fotos de faturas passam pelos mesmos controlos que os e-documentos. Na rede Thrash! os documentos de mais de 200 lojas seguem um mesmo processo.
Em que difere da automação da gestão documental?
A gestão documental geral move e aprova qualquer documento. Aqui é mais estreito: os dados dos documentos primários entram no sistema de contabilidade. Precisa de gestão documental à medida — veja essa página; basta um serviço que lê documentos — veja o processamento de documentos com IA.
Quanto tempo leva a implementação?
Cerca de 4 a 8 semanas, do início a um ambiente a funcionar. O prazo exato depende dos tipos de documento, do volume e da configuração do seu sistema de contabilidade.
Quanto custa?
Implementação a partir de 2000 $ e apoio a partir de 150 $/mês. O preço final depende dos tipos de documento, do volume e da complexidade da integração com 1C ou BAS. Deixe o seu pedido e preparamos um orçamento gratuito para o seu fluxo.
É mesmo preciso usar 1C ou BAS?
Não. A contabilidade corre quase sempre em 1C ou BAS e a solução trabalha com eles, mas liga-se igualmente a outros sistemas de contabilidade por integração. Para onde vão os dados define-se no início.
Como funciona a automação de documentos primários
A automação da introdução de documentos primários significa que os dados de uma fatura ou de uma guia chegam ao sistema de contabilidade sem serem digitados à mão. Antes, um operador abria cada documento e copiava o fornecedor, as linhas, as quantidades e os valores para 1C, BAS ou outro sistema. Agora o software faz essa parte: reconhece os campos do documento e cria um registo pronto, enquanto a pessoa o confere e confirma. Funciona em vários passos. Primeiro vemos que documentos processa e em que formatos: digitalizações, fotos, faturas eletrónicas. Depois configuramos a leitura de campos e a ligação ao seu sistema de contabilidade. A seguir definimos as regras: que documentos passam logo e quais o sistema põe de parte para uma pessoa rever. O papel e o eletrónico seguem um mesmo processo. Na MHP, os dados do documento tornavam-se sozinhos num pedido em 1C, e o processamento da documentação caiu de vários dias para poucas horas. Na rede Thrash!, com mais de 200 lojas, o sistema verifica documentos em papel e eletrónicos e deixa à pessoa apenas o duvidoso. Quanto maior o fluxo, maior a poupança. A solução ajusta-se à sua configuração de 1C, BAS ou outra contabilidade.
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Respostas no site, nas apps de mensagens e nas redes sociais.
Geração de conteúdo
Textos, imagens e vídeos para o seu negócio.
Análise e relatórios
Relatórios consolidados a partir dos seus dados em tempo real.
Consulta gratuita
Muitos documentos todos os dias? Calculamos para o seu fluxo
Na consulta analisamos o seu processo, mostramos implementações semelhantes e indicamos o preço e os prazos. A primeira consulta é gratuita.
O que vai obter na consulta
Análise do seu negócioIdentificamos os processos onde a IA terá maior impacto.
Recomendações de especialistasQue tipo de solução se adequa: produto, solução pronta ou desenvolvimento.
Apresentação das possibilidadesMostramos como funciona, com exemplos.
Plano de lançamento claroEtapas, prazos e resultado esperado.
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